Die Corona Pandemie hat die Entwicklung hin zu mobilen Büros, die schon einige Zeit vorher begann, noch verstärkt und beschleunigt. Die Veränderungen, die aus dem Druck von Ausgangsbeschränkungen und Social Distancing geschahen, wurden innerhalb von weniger Wochen umgesetzt, was ansonsten noch Jahre gedauert hätte.
Die Veränderungen in der Gesellschaft boten die Gelegenheit, zu überlegen, wie die Organisation der Steuerkanzlei in Zukunft erfolgen soll. Die Tradition der intensiven Klientenbetreuung wird es wahrscheinlich in dieser Form in Zukunft nicht mehr geben. Mobile Büros für Steuerberater hingegen bringen einige Vorteile mit sich und Kanzleien können auf diese Weise effektiver, flexibler und schneller werden.
Das mobile Büro für Steuerberater
Bis zur Corona Pandemie war die Steuerberatung von persönlichen Kontakten geprägt. Das Klientengespräch und die Mitarbeiterführung fanden persönlich statt und die Kollegen haben sich persönlich ausgetauscht. Mit Beginn der Pandemie fielen diese persönlichen Beziehungen weg und die Beteiligten mussten lernen, mit dem virtuellen Kontakt umzugehen. Dieser hat auch viele Vorteile.
Der persönliche Kontakt wird auch in Zukunft wichtig sein, dabei müssen die virtuellen und persönlichen Bestandteile optimal kombiniert werden. Die folgenden Bestandteile sind wichtig für eine hybride Organisation:
- Digitales Arbeiten
- Flexible Arbeitsmodelle und Remote Work
- Mitarbeiterführung auf Distanz
- Gemeinsame Kommunikationsstrategien
- Anpassung der Bürogröße
Digitales Arbeiten
Die Kanzleien, die bereits digital arbeiten konnten, können auch schnell auf mobiles Arbeiten wechseln. Dafür sind SaaS– (Software-as-a-Service) bzw. Cloudlösungen wichtig. Auch beim Steuerberater ist es nichts Neues mehr, digital zu arbeiten. Spätestens mit der Corona Pandemie mussten dies auch die Büros lernen, die bisher noch mit der Technik hinterherhingen.
Mit einer Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams kann einfach und effektiv mit Kollegen und Mitarbeitern kommuniziert werden. Darüber hinaus lässt sich auch kurzerhand ein online Termin mit Mandanten wahrnehmen sowie Daten und Informationen über einen gesicherten Server auszutauschen.
Microsoft Teams ermöglicht es den Mitarbeitern, Dateien zu teilen, in Echtzeit zu kommunizieren, Inhalte zusammen zu erstellen und zu bearbeiten, Ideen zu sammeln und über Themenkanäle zusammenzuarbeiten.
Über das DATEV-Rechenzentrum stehen Steuerkanzlei und Mandanten alle Dokumente digital zur Verfügung. Mandanten können über das Programm Azure verwaltet werden. Arbeitszeit für die Buchhaltung der Mandanten wird reduziert und ein tagesaktueller Zugriff auf alle Buchungsinformationen und auf eine breitere mandantenbezogene Datenbasis wird möglich.
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Flexible Arbeitsmodelle & Remote Work
Bei der Arbeit in einem mobilen Büro ist es sehr wichtig, dass Klarheit über Remote Work herrscht. Die positive Seite ist beispielsweise die Zeitersparnis beim Arbeitsweg. Eine Herausforderung besteht dagegen im Home Office, wenn auch der Partner im Home Office arbeitet und gleichzeitig die Kinder zu Hause sind. Ein mobiles Büro braucht Professionalität und es sollten daher die folgenden Grundregeln befolgt werden:
- Es werden die gleichen Regeln wie im Büro befolgt. Dazu gehören Dokumentation der Leistungen und Verschwiegenheit.
- Die Mitarbeiter kommunizieren aktiv, wenn es Probleme gibt
- Die gleichen Anwesenheitszeiten und Erreichbarkeit wie im Büro
- Bürokleidung, da jederzeit ein Videocall hereinkommen kann
Ausstattung des mobilen Büros
Die technische Ausstattung muss der im Büro entsprechen. Dazu gehören:
- Ergonomischer Bürostuhl
- Kamera & Mikrofon
- Mobiltelefon
- Schnelle Internetverbindung
- Software wie im Büro
- Zwei Bildschirme
Dabei kann das Büro zuhause oder an einem anderen Ort eingerichtet werden, an dem die Voraussetzungen bestehen.
Disziplin ist wichtig
Für die Arbeit in einem mobilen Büro ist Selbstdisziplin entscheidend. Dazu gehört eine gute Struktur des Tages, keine Ablenkung und selbst die Initiative zu ergreifen. Es ist wichtig, sich diese Verhaltensweisen anzueignen, auch wenn kein sozialer Kontakt zu den Kollegen besteht und der Vorgesetzte die Mitarbeiter nicht kontrolliert.
Modelle für das mobile Büro
Vor der Corona Pandemie haben einzelne Mitarbeiter teilweise nur tageweise im Home-Office gearbeitet. Eine professionelle Ausprägung des mobilen Büros bietet mehr Möglichkeiten.
- Wochenweises Arbeiten im mobilen Büro: Auf ein Arbeitsplatz fallen zwei Mitarbeiter. Während der eine im Büro arbeitet, ist der andere im mobilen Büro. Die Kundenbesprechungen und die Team-Meetings können aufgrund der Videotechnik ortsunabhängig abgehalten werden.
- Ausschließliches Arbeiten im mobilen Büro: Die Kanzlei hat damit mehr Möglichkeiten, Mitarbeiter aus einer größeren Distanz zu suchen und zu gewinnen.
- Flexibles Arbeiten im mobilen Büro: Wenn genügend Arbeitsplätze zur Verfügung stehen, an denen mehrere Mitarbeiter arbeiten können, ist dies eine gute Möglichkeit. Viele Mitarbeiter wünschen sich, mehr Flexibilität bei der Arbeit im mobilen Büro zu haben.
Führung auf Distanz
Wenn standortunabhängig gearbeitet wird, fordert dies auch die Führungskräfte. Eine Führung auf Distanz ist deutlich schwerer, als die Mitarbeiter vor Ort anzuleiten. Wer allerdings bisher die Führung ernst genommen hat, muss sein Verhalten nur ein wenig anpassen.
Es ist nun nicht mehr möglich, die Mitarbeiter regelmäßig an ihrem Schreibtisch aufzusuchen und Fragen zu klären. Es gibt somit keine Möglichkeit mehr, herauszufinden, welche Aufgaben die Mitarbeiter gerade ausführen, wie weit sie mit der Bearbeitung sind, zu klären, ob Fragen bestehen und auf diese Weise die Mitarbeiter zu fordern und zu fördern.
Das Verhalten muss dementsprechend so angepasst werden, dass mit jedem Mitglied zielgerichtet der Kontakt gesucht wird. Dies kann durch einen Anruf oder einen Video-Call erfolgen. Diesen darf der Mitarbeiter aber nicht so wahrnehmen, dass er kontrolliert wird. Das Ziel der Führung auf Distanz ist es, trotz der räumlichen Entfernung persönliche Nähe zu erreichen.
Trotz aller Vorteile des mobilen Büros bleibt der Mensch ein soziales Wesen und die persönliche Begegnung ist wichtig. Daher sollte regelmäßig ein Kanzlei-Event stattfinden. Bei diesen Treffen steht das Team im Vordergrund, was durch kleine gemeinsame Aktivitäten erreicht wird.
Weitere Maßnahmen sind:
- Team-Meeting: Auch wenn nur noch ein Teil der Mitarbeiter im Büro arbeitet oder sogar die gesamte Belegschaft in mobilen Büros, ist es möglich, Team-Meetings abzuhalten. Die Mitarbeiter können sich mittels Video-Technik zuschalten oder das Meeting aufgezeichnet werden. Die Führungskräfte können sich so an die ganze Kanzlei wenden.
- Es können auch Klientenbesprechungen zu Ausbildungszwecken aufgezeichnet werden, sofern sich die Klienten damit einverstanden erklären. Ort und Zeit spielen dank der Videotechnik keine Rolle.
- Online können auch Seminare abgehalten werden, sodass die Weiterbildungen weiterhin für die Mitarbeiter möglich sind. Dabei können Webinare auch über einen längeren Zeitraum abgerufen werden.
- Es ist sogar eine Ausbildung auf Distanz möglich. Dies ist zwar eine Herausforderung für die Ausbilder und Auszubildenden, aber die Ausbildung ist mit Disziplin, gegenseitigem Verständnis und Zeitstruktur möglich. In den ersten Wochen ist allerdings der persönliche Kontakt sehr wichtig. Gut organisierten Schulen gelingt ein effektives Home-Schooling, also ist dies auch in der Kanzlei möglich. Es sollten dabei regelmäßig Feedbackgespräche stattfinden.
Gemeinsame Kommunikationsstrategien
Für die Realisierung des mobilen Büros ist es erforderlich, dass alle die gleichen Kommunikationsstrategien befolgen. Es sollte gemeinsam überlegt werden, ob jeder der Vorgangsweise zustimmt und wenn nicht, was derjenige verändern würde. Zudem sollten einmal alle Kommunikationssituationen in der Kanzlei betrachtet werden und wie diese in Zukunft gehandhabt werden sollen. Gibt es eventuell Mitarbeiter oder Klienten, die mit dieser Vorgangsweise nicht einverstanden sind?
Je emotionaler und spezifischer die Kommunikationssituationen betrachtet werden, desto besser funktioniert der persönliche Kontakt auch im virtuellen Rahmen. Meistens können nur die Events und Feiern nicht virtuell abgehalten werden, aber vielleicht findet sich auch dafür eine Lösung. Natürlich sollten auch weiterhin die bestehenden Kommunikationsformen genutzt werden, wie Chat-Funktionen, E-Mail, Intranet, Newsletter und Telefon.
Die Arbeit im mobilen Büro bedeutet, die Kommunikation passend zum Gesprächspartner und Thema effektiv zu gestalten.
Anpassung der Bürogröße
Wenn mehrere Mitarbeiter in mobilen Büros arbeiten, wirkt sich dies auf die notwendige Bürogröße aus. Je nach Ausprägung und der Anzahl der Mitarbeiter kann die Bürofläche um 25% reduziert werden. Es kann sogar angestrebt werden, die komplette Kanzlei zu einem mobilen Büro zu machen. Die Richtgröße kann erst einmal sein, dass die Hälfte der Mitarbeiter für fixe Arbeitsplätze eingeplant werden. Zusätzlich sollte noch ein Viertel als Pool-Arbeitsplätze eingerichtet werden. Dabei ist es wichtig, dass diese Arbeitsplätze am Ende des Arbeitstages ordentlich hinterlassen werden, um die Produktivität zu gewährleisten. Die Büroarbeitsplätze sollten auch perfekt für das virtuelle Kommunizieren ausgestattet sein, damit Meetings problemlos mit allen Mitarbeitern und den Klienten abgehalten werden können.
Fazit
Es ergeben sich viele Vorteile durch das Arbeiten im mobilen Büro. Dazu zählen:
- Gut für das Klima, da einige Fahrten zum Arbeitsplatz oder zu Besprechungen mit den Klienten wegfallen
- Zeitersparnis durch weniger Fahrten
- Weniger Bürofläche
- Effektive Kommunikation, die ortsunabhängig ist
- Der Arbeitgeber wird attraktiver, weil für die Mitarbeiter eine höhere Flexibilität besteht
- Möglichkeit zur überregionalen Tätigkeit
- Es können Mitarbeiter aus einem weiteren Einzugsbereich gewonnen werden. Weiter entfernt wohnende Mitarbeiter werden leichter gehalten
- Chancen auf neue Zielgruppen
- Neue Dienstleistungen, wie Webinare für Klienten zu Spezialthemen
- Es können schneller Besprechungen mit den Klienten stattfinden, weil diese von überall aus stattfinden können
- Verbesserung der Kundenbetreuung, da z.B. die Prozessberatung im Rechnungswesen auch online erfolgen kann
Durch die Arbeit im mobilen Büro ergeben sich natürlich auch Herausforderungen. Die Anstrengungen lohnen sich allerdings, um die Vorteile zu erreichen. Für die Steuerkanzlei gibt es nichts Besseres, als die Qualität zu verbessern, die Klienten schneller und besser betreuen zu können und für Mitarbeiter attraktiver zu werden.
