Die Digitalisierung ist ein wichtiges Thema sowohl in der Gesellschaft als auch in allen Unternehmen. Auch an Kanzleien geht das Thema nicht vorbei und somit müssen Strategien entwickelt werden um dem Fortschritt gerecht zu werden. Doch sollte man bei aller Motivation nicht blindlings irgendwelche Technik kaufen oder seine Mandanten auf dem neuen Weg vergessen. Um gegenüber den vielen Anbietern auf dem Markt sicher auftreten zu können und die richtigen Entscheidungen zu treffen, haben wir hier die sieben häufigsten Stolperfallen zusammengetragen.
Ziel und planlos in die Digitalisierung
Will man eine Kanzlei digitalisieren, reicht es nicht einfach nur planlos Technik zu kaufen. Auch sollte man nicht ohne eine klare Projektstruktur in dieses Vorhaben, sprich nicht ohne klare Vorgaben und Rollenkonzepte starten.
Am Anfang sollte eine Vision von der neuen digitalen Kanzlei stehen. Diese Vision sollte nicht nur eine Person haben, sondern ideal wäre es, wenn alle Mitarbeiter diese Version teilen und man auch gleich am Anfang Mandanten mit einbindet.
Startet man dann mit einem Projekt, geht es um eine klare Projektstruktur und einen Ablaufplan, in dem man dann auch vereinbart, dass nur Stück für Stück kleine Teile der Abläufe digitalisiert werden. So werden weder Mitarbeiter noch Mandanten überfordert und man kann auch schneller eventuelle Fehler analysieren und beseitigen.
Jeder kann mal probieren
Macht man den ersten großen Fehler und schafft wahllos Technik und Tools an, kommt es auch schnell vor, dass jeder Mitarbeiter mal etwas ausprobiert. Das schafft Verwirrung und vor allem verursacht es nur noch mehr Fehler, sodass unnötig Arbeitszeit vergeudet wird.
Wie schon im ersten Absatz erwähnt, braucht man eine klare Projektstruktur. Verantwortlichkeiten müssen klar benannt werden und auch der Projekt-Rahmen muss definiert sein und auch eingehalten werden. Dabei ist es wichtig das Team so zusammenzustellen, dass nicht nur interne Prozesse berücksichtigt werden sondern auch die externen Partner nicht vergessen werden.
Keine Erfolgsmessung
Die Digitalisierung hat nur einen positiven Effekt, wenn sie sich messen lässt. Hat man einen starren Prozess, braucht man ihn in der Regel nicht digitalisieren, denn man erschafft dann einen starren digitalen Prozess, was weder der Kanzlei noch den Mandanten hilft.
Man sollte sich vielmehr Prozesse suchen, die durch eine Digitalisierung einen Mehrwert erfahren und sollte diesen Prozess auch messbar machen. Der KPI (Key Performance Indicator) ist dafür eine entsprechende Messgröße, die man im Vorwege definieren muss, um einen messbaren Erfolg zu erzielen. Um dieses Instrument zu spielen, sollte man sich beraten lassen und mit dem Berater die Indikatoren festlegen.
Ohne Projektplan an den Start gehen
Die Digitalisierung soll unter dem Strich Zeit einsparen. Allerdings kann der Weg in die Digitalisierung unnötig viel Zeit kosten, wenn man keinen Projektplan oder kein Projekt-Governance aufstellt. Überstürzt in ein Projekt starten endet meist im Chaos.
Damit das Projekt zum Erfolg wird, sollte man sich im Vorwege die Zeit nehmen und einen Projektplan aufstellen. Anhand dieses Plans kann man Zwischenschritte festlegen und deren Erreichung kontrollieren. Weiterhin ist es wichtig, regelmäßig, mindestens einmal im Monat eine Projektbesprechung zu machen und dort auch die nächsten Prozessschritte zu besprechen.
Falsches Digitalisierungstool
Bei der großen Auswahl an Digitalisierungstools auf dem Markt fällt es schwer, die richtige Wahl zu treffen und ein passendes Tool zu finden. Die Suche wird auch dadurch erschwert, dass es für verschiedene Anwendungsbereiche auch verschiedene Anbieter gibt. Jedes Tool für sich mag einen guten Mehrwert bieten, nur kann es mit den Schnittstellen haken und dann macht die Vielzahl an Tools auch wieder Probleme.
Besser kann es sein auf einen Anbieter zu setzen, der verschiedene Bereiche abdeckt und eine performante Lösung für alle Anwendungsbereiche bietet. Man hätte dann alle Lösungen aus einer Hand und kann sicher sein, dass alle Schnittstellen vorhanden sind. Zudem sind solche Anbieter auch erfahren in Digitalisierungsprojekten und bieten daher Lösungen weit über die einzelnen Anwendungen hinaus bzw. können auf eventuelle Stolpersteine hinweisen.
Die Mandanten vergessen
Eine Steuerkanzlei kann nur bestehen, wenn sie Mandanten hat. Nur mit einer guten Zusammenarbeit können beide Parteien erfolgreich miteinander arbeiten. Einfach unbedacht Prozesse zu digitalisieren und damit die gewohnten Arbeitsabläufe zu stören, bringt unnötig Unruhe in die eingespielten Abläufe. Den Mandaten also nicht einbeziehen in die Digitalisierung kann sich in den Arbeitsabläufen und beim gegenseitigen Vertrauen rächen.
Wichtig ist es, die Mandanten von Beginn an mitzunehmen. Dabei hilft, wenn man die vorherigen Fehler vermeidet, eine gute Projektplanung und die stete Kontrolle der Projektziele. Wenn man nur kleine Teilbereiche nacheinander digitalisiert, verliert man in der Regel nicht so schnell den Blick für seine Mandanten. Wichtig ist zudem, mit den Mandanten ins Gespräch zu kommen und die durch die Digitalisierung geänderten Prozessabläufe rechtzeitig zu besprechen.
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Veraltete Technologien einsetzen
Auch wenn eine digitale und automatisierte Belegverarbeitung angestrebt wird, sollte man einen Blick auf die Technologien der Tools werfen. In vielen Fällen werden noch veraltete Technologien verwendet. So werden die Arbeitsabläufe zwar etwas digitaler, aber noch lange nicht zukunftsfähig.
Neue Technologien sollen Spaß machen und den User durch die Bedienung führen. Egal ob Programm auf dem PC oder App für mobile Endgeräte, das User Interface muss intuitiv bedienbar sein. Wichtig ist auch, dass eine künstliche Intelligenz hinter der Anwendung steht, die mitlernt und somit die Verarbeitung vereinfacht.
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