Dank der fortschreitenden Digitalisierung in vielen Bereichen ist der klassische Pendelordner eigentlich nur noch eines: Oldschool. Dazu kommt, dass die konventionelle Handhabung des Pendelordners ziemlich ineffizient ist. Stattdessen sollten sich Steuerberater und ihre Kanzleien eher auf das Prinzip eines DATEV Scanners stützen, um Zeit und Kosten für sich und ihre Mandanten zu sparen.
Pendelordner – der teure Klassiker
Natürlich ist der direkte Face-to-Face-Austausch zwischen Steuerberater und Mandanten wichtig. Jedoch sollte man dies auf die wirklich wichtigen Meetings beschränken und den Austausch eines Pendelordners durch eine effiziente Alternative ersetzen. Das Arbeiten mit einem Pendelordner umfasst viele zeitfressende Schritte wie das Einsortieren von Rechnungen, die anschließende Ablage im Archiv, Rechnungskontrolle usw. Ein erheblicher Zeitfaktor wird zusätzlich durch die Hin- und Rückfahrt zum Mandanten und zurück zur Kanzlei gebildet. Ein Faktor, der auf den ersten Blick vielleicht unbeachtet bleibt, ist das Einscannen der Rechnungen und Belege. Das kostet den Steuerberater richtig viel Zeit und den Mandanten somit richtig viel Geld.
Der Vergleich: Kanzlei – Mandant – Pendelordner
Es macht einen deutlichen Unterschied aus, ob Rechnungen in der Kanzlei oder vom Mandanten gescannt oder mit einem Pendelordner von A nach B kutschiert werden. Wir haben das mal unter Berücksichtigung einiger u.a. oben genannter Faktoren berechnet. Dabei kam raus, dass das Einscannen in der Kanzlei mehr als doppelt so teuer ist, wie das Arbeiten mit einem Pendelordner. Mehr als drei mal so teuer ist das Einscannen in der Kanzlei, wie wenn der Mandant die Arbeit kurzerhand selbst übernimmt.
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Einfacher geht’s nicht: der DATEV Scanner
Sowohl der Steuerberater als auch der Mandant hat weder Zeit noch Geld zu verschenken. Daher gibt es eine ganz einfache und effiziente Lösung, wie man Rechnungen ins System bekommt. Unsere Empfehlung für einen DATEV Scanner ist scanmyfibu. Die einzige Hardware, die anzuschaffen ist, ist ein Scanner. Und der ist wahrscheinlich sowieso auch in dem kleinsten Unternehmen schon vorhanden. Mit scanmyfibu scannt man seine Unterlagen einfach ein und die KI der Software übernimmt den Rest – von der automatischen Seitentrennung bis zur Übertragung der Daten in DATEV Unternehmen Online. Selbst Freigabeprozesse lassen sich damit ganz einfach automatisieren.
Ein Schritt weiter in Richtung digitale Steuerkanzlei
Mit der Nutzung von scanmyfibu als DATEV Scanner sparen sich Steuerberater und Mandanten Zeit, Kilometer, Geld und Nerven. Wir unterstützen gerne bei der Digitalisierung Ihrer Steuerkanzlei und sorgen dafür, dass Sie Ihre Zeit für die wichtigen Dinge nutzen können. Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch!
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