Die moderne Büroarbeit wird immer digitaler und kann daher auch außerhalb des gewohnten Büros erfolgen. Auch haben immer mehr Unternehmen Mitarbeiter im Außendienst, was sowohl für den Vertrieb als auch für den Kundenservice relevant ist. Will man eine Besprechung einberufen, kann man dies bequem mit Videokonferenzen von überall aus machen, beispielsweise mit Microsoft Teams.
Wer oft an Videokonferenzen teilnimmt kennt aber sicherlich das das Problem, dass zwar alle Teilnehmer zusammen in eine Konferenz geschaltet sind, aber nicht jeder Teilnehmer seine Videofunktion einschaltet. Dies kann den Grund haben, dass ein Mitarbeiter im Homeoffice nicht seine Arbeitsumgebung zeigen möchte. Man kennt aber auch das unruhige Gesamtbild, da jeder Teilnehmer ein anderes Hintergrundbild hat oder keinen Hintergrund verwendet.
Beides kann von dem Wesentlichen ablenken und damit das Gespräch unbewusst stören. Fazit: die Effizienz der Besprechung sinkt. Damit dies nicht geschieht und man sich mehr auf den Inhalt des Gesprächs sowie die Gestik und Mimik der Teilnehmer konzentrieren kann, wurde der Teams Zusammen-Modus geschaffen.
Zusammenkommen und sich auf das Gespräch konzentrieren
Microsoft Teams hat sich in den letzten Jahren zu einer echten Größe auf dem Markt der Videokonferenzen entwickelt und bietet viele Zusatzfunktionen, die eine Besprechung angenehm und einladend gestalten. Dazu gehört auch der Zusammen-Modus, den es seit 2020 als Option gibt.
Vereinfacht gesagt, werden die Personen aus ihrem Videobild geschnitten und in einem einheitlichen, vordefinierten Hintergrund eingebettet. Alle sind somit in einer virtuellen Szene zusammen an vorab festgelegten Plätzen. Somit entfallen individuelle Hintergründe und es animiert seine Videofunktion doch zu aktivieren.
Wie man dies technisch abbildet
Die Szene, in der die Teilnehmer zusammenkommen, ist benutzerdefiniert und muss im Voraus von einem Szenenentwickler mithilfe des Microsoft Scene Studio erstellt werden. Die Teilnehmer erhalten nun ihre Plätze mit Videostreams als festgelegte Szeneeinstellung. Kommen die Teilnehmer nun in die Konferenz, werden deren Videos auf die entsprechenden Plätze gerendert.
Dies klingt einfach, man muss aber über ein Microsoft-Entwicklerkonto verfügen und mit dem Teams Entwicklerportal vertraut sein. Dann kann man Szenen erstellen und Plätze zuweisen. Zudem sollte man mit dem Konzept des Querladens von Apps vertraut und zum Hochladen einer benutzerdefinierten App berechtigt sein. Man kann nämlich nicht nur mit Teams im Zusammen-Modus zusammenkommen, sondern man kann man auch mit anderen Nur-Szenen-Apps teilnehmen.
Damit die Darstellung dann optimal funktioniert, bedarf es noch einiger Voraussetzungen an das Bild, an die Gesamtgröße der Szene und die Größe der Images. Nur wenn das Zusammenspiel passt, steht der reibungslosen Besprechung nichts im Wege.
Ablauf in der Besprechung
Vom Grundsatz her ändert sich an der bekannten Besprechung mit Teams nichts. Die Einladung wird wie gewohnt an die Teilnehmer versendet und die Teilnehmer wählen sich dann über den Link in die Besprechung ein. Sind die Teilnehmer anwesend, kann der Moderator in den Zusammen-Modus wechseln. Die Ansicht der Szene ist nun für alle präsent und man kann sich besser auf die Konferenz konzentrieren.
Innerhalb der Konferenz stehen dann die weiteren bekannten Tools von Microsoft zur Verfügung, sodass der Moderator wie gewohnt arbeiten kann. Teams bietet für Videokonferenzen eine hervorragende Plattform, die zudem in weiten Teilen intuitiv bedient werden kann. Es kommt nicht von ungefähr, dass Millionen Unternehmen unterschiedlicher Größe weltweit auf Teams bei Videokonferenzen setzen.
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