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Mit Microsoft Teams bringen schon viele Unternehmen ihre Kommunikation auf ein neues Level – sowohl intern, als auch extern. Warum also nicht auch für die Arbeit als Steuerberater?
Welche Vorteile MS Teams für die Steuerkanzlei bringt, erfahren Sie im Beitrag.
Als Bestandteil der Microsoft 365-Suite ist Teams ein herausragendes Tool für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern in der Steuerkanzlei. Beispielsweise kann ein Team für die Allgemeinheit angelegt werden, um interne Informationen, aber auch Neuigkeiten von Datev oder Addison zu übermitteln. Darüber hinaus können weitere Teams für jeden spezifischen Bereich angelegt werden, wie etwa für die Finanzbuchhaltung.
Effizient Kommunizieren in der Kanzlei
Mit Microsoft Teams haben Sie die Möglichkeit die Kommunikation in Ihrer Steuerkanzlei gänzlich neu zu gestalten. Durch die „Team“ Struktur können Sie alle Themen an den dafür vorgesehenen Ort kommunizieren. Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, nicht mehr alle Informationen ungefiltert zu erhalten.
Mit den Channels haben sie ein zusätzliches Werkzeug Teams zu unterteilen. So können Sie beispielsweise das Team der Finanzbuchhaltung weiter in Eingangs- und Ausgangsrechnungen gliedern.
Die digitale Steuerkanzlei
Durch die Nutzung der Microsoft 365 Cloud profitieren Sie stets von einem umfangreichen Ökosystem. Microsoft Teams ist ein wichtiger Einstiegspunkt in diese Welt. In Teams können Sie den Großteil der Tools sinnvoll verknüpft nutzen.
Jede abgelegte Word- oder Excel-Datei kann direkt mit der entsprechenden Software bearbeitet werden. Sie können die Dateien mit einem einzigen Klick auf Ihrem lokalen Rechner synchronisieren und profitieren somit von OneDrive als Dateispeicher.
Intelligente Arbeitsprozesse helfen Ihnen dabei, im Alltag nicht den Überblick zu verlieren. So können Sie direkt im Channel eines Teams die Dokumentation zu einem Kunden anlegen. Mit dem integrierten Microsoft Planner erhalten Sie eine mächtige Aufgabenverwaltung, welche alle Aufgaben auch bequem in der mobilen App anzeigt.
Über die Schnittstellen der verschiedenen Bestandteile können Sie Prozesse auch vollständig automatisieren. Viele unserer Kunden lassen zum Beispiel alle Eingangsbelege an ein zentrales Postfach senden, die Belege automatisch in ihre Buchhaltungssoftware importieren und speichern den Beleg anschließend in Microsoft SharePoint ab.
Inteam mit Ihren Mandanten
Aber auch die Mandanten eines Steuerberaters können von der Arbeit mit Microsoft Teams nur profitieren. Neben der Chat-Funktion und virtuellen Besprechungen kann für jeden Mandanten ein eigenes Team angelegt werden. Darin werden Beiträge veröffentlicht, Informationen übermittelt und Dateien ausgetauscht.
Auch der Umgang mit Pendelordnern kann deutlich vereinfacht werden. Sobald dieser im Haus ist, kann virtuell verfolgt werden, ob die Bearbeitung noch aktiv oder abgeschlossen ist. Zusätzlich wird der Mandant benachrichtigt, sobald der Pendelordner wieder abgeholt werden kann. Das alles passiert in einer geschützten und sicheren Umgebung. Aufwendige E-Mail-Verschlüsselung fällt somit weg.
Sparen mit Microsoft Teams
Informationen werden schnell und einfach zeitgleich an mehrere Mitglieder eines Teams übermittelt. Lästige Verwaltungsarbeit und ewiges Hinterhertelefonieren fällt weg. Mit MS Teams spart die Steuerkanzlei und somit auch ihre Mandanten also finanzielle Aufwände und wertvolle Zeit.
Bei der Einführung von Microsoft Teams in Ihre Steuerberatung stehen Ihnen die Experten von logiphys gerne zur Seite. Wir übernehmen die Integration in Ihre Systeme und sind bei Fragen und Problemstellungen für Sie da. Und damit letzteres gar nicht erst vorkommt, schulen wir Sie und Ihre Mitarbeiter gerne vorab.
Meine Steuerberaterin arbeitet auch mit Microsoft Teams. Ich wusste gar nicht, dass man da auch die Möglichkeit hat, die Kommunikation ganz neu zu gestalten und durch die „Team“ Struktur alle Themen an den dafür vorgesehenen Ort kommunizieren kann. Vielleicht mache ich meinem Vorgesetzten auch den Vorschlag.