Die Arbeitswelt befindet sich in einem rasanten Wandel. War es noch vor wenigen Jahren fast undenkbar, dass man ganze Büroarbeitsplätze vom Office ins Zuhause der Mitarbeiter verlegt, ist dies heute gängige Praxis und in vielen Bereichen bereits fest etabliert. Doch was versteht man unter einem Modern Workplace und wo sind Unterschiede zum Homeoffice? Wir versuchen etwas Licht ins Dunkle zu bekommen.
Wie kann man einen Modern Workplace definieren?
Man kann direkt im Vorwege sagen, dass dieser Begriff keine feste Definition hat, also auch keine festen Ausstattungsmerkmale oder andere klar geregelten Parameter.
Ein Modern Workplace ist ein moderner Arbeitsplatz, der an keinem feststehenden Ort gebunden ist. Vielmehr handelt es sich um ein Konzept einer virtuellen, digitalen Arbeitswelt, in der zu jeder Zeit und an jedem Ort gearbeitet werden kann. Damit dies passieren kann, muss mittels modernen IT-Technologie eine Arbeitsumgebung geschaffen werden, die auf seine Nutzer abgestimmt ist und ihren Bedürfnissen nachkommt. Zudem müssen in einem Unternehmen die Anwendungen, Dienstleistungen, Daten und Informationen anders gesteuert werden, was einer Änderung der Unternehmenskultur gleichkommt. Der Nutzer soll in der Lage sein, unabhängig von Raum und Zeit uneingeschränkt und eigenverantwortlich arbeiten zu können.
Da es für die Erreichbarkeit und den Datenzugriff vollkommen egal ist, ob ein Mitarbeiter sich im klassischen Büro befindet, er sich im Homeoffice aufhält oder auf Geschäftsreise ist, muss der Begriff der Flexibilität und der Zusammenarbeit neu geschrieben werden.
Keine Neuigkeiten mehr verpassen!
Jetzt unseren Newsletter abonnieren und auf dem Laufenden bleiben.
Welche Voraussetzungen sollten geschaffen sein?
Selbstverständlich müssen die Nutzer so ausgestattet sein, dass sie mobil arbeiten können. Ein Laptop und die Möglichkeiten einer mobilen Telefonie sollten vorhanden sein, aber dies versteht sich in der Regel von selbst. Durch die modernen IT-Technologien ist vor allem die IT-Sicherheit jederzeit gegeben und das Monitoring läuft im Hintergrund, damit niemand Zugriff auf Unternehmensdaten hat. Dank Mobiltelefonie und Apps für Besprechungen ist man überall erreichbar und kann problemlos an dienstlichen Besprechungen teilnehmen, was einen schnellen Austausch gewährleistet und die Effizienz steigert.
Neben der Hardware stellt ein Modern Workspace aber auch Herausforderungen an die Software. Es muss den Mitarbeitern schließlich eine digitale Oberfläche zur Verfügung gestellt werden, auf der sie arbeiten können. Die Datenbereitstellung ist ebenfalls ein Thema, denn schließlich soll man von jedem Ort aus arbeiten können. Die Datensicherheit ist bei stetig wachsender Bedrohung durch Hacker natürlich ein zentrales Thema, dem eine hohe Bedeutung zugemessen wird. Ein weiterer wichtiger Punkt ist der technische Support bei Fragen oder Problemen, denn auch dieser muss rund um die Uhr gewährleistet sein.
Mit welcher Strategie kann man ein Modern Workspace umsetzen?
Da es schon keine einheitliche Definition für einen Modern Workspace gibt, keine einheitliche technische Vorgabe und keine einheitliche Infrastruktur, gibt es auch keine Blaupause für einen Modern Workspace. Vielmehr kommt es auf jedes Unternehmen individuell an, eine Strategie zu entwickeln. Grundlage sollte natürlich die Überlegung sein, welches Ziel man verfolgt bzw. welche Anforderungen man an das Zielbild hat. Ein wichtiger Punkt ist ebenso die Analyse des Status quo, denn man sollte schon genau wissen, an welchem Punkt man startet und welche Hilfsmittel man bereits zur Verfügung hat.
Ein wichtiger Punkt ist auch, sich einen erfahrenen Partner an die Seite zu nehmen. Es gibt Beratungsfirmen, die sich speziell auf die digitale Transformation in Unternehmen spezialisiert haben und ihren Auftraggebern mit Rat und tat zur Seite stehen. Da der Weg zu einem Modern Workspace lang ist und man eine klare Linie zur Umsetzung benötigt, sind solche Helfer sehr wichtig.
Ein erfahrener Partner weiß auch genau, wie man sich in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit aufstellen muss. Da bei aller Flexibilität und all den verschiedenen Aufgaben diese Punkte nie aus den Augen verloren werden dürfen, ist an dieser Stelle Unterstützung sehr wichtig.
Ein längerer Prozess liegt vor den Unternehmen
Die Begriffe Homeoffice oder mobiles Arbeiten versprechen schon Flexibilität. Unter einem Homeoffice versteht man vereinfacht gesagt ein vollausgestattetes Büro in den eigenen vier Wänden. Man erhält dabei in der Regel die technische Ausstattung, einen Schreibtischstuhl und andere Ausstattung direkt vom Arbeitgeber, da er für die Arbeitssicherheit seiner Mitarbeiter auch im Homeoffice zuständig ist.
Der Begriff mobiles Arbeiten hingegen ist etwas besser für den Arbeitgeber, da hier die Mitarbeiter mobil arbeiten können, sprich an unterschiedlichen Orten. Die Mitarbeiter müssen lediglich über ein mobiles Endgerät verfügen und können damit flexibel arbeiten.
Möchte man einen Modern Workplace schaffen, liegt ein längerer Entwicklungsprozess vor dem Unternehmen, es ist aber ein Prozess, der sich lohnt.
