27.08.2022 | M365, Home Office, MS Teams

5 M365 Tool Tipps für erfolgreiche Teams

Microsoft Office 365 ist eine der am weitesten verbreiteten Software weltweit. Millionen Unternehmen nutzen es und wissen um den hervorragenden Austausch von Daten, den man mit den Office Lösungen sicherstellen kann. Dies ist nicht nur praktisch für die Bearbeitung, sondern stärkt so auch die Zusammenarbeit im Team. Schauen wir uns fünf Tools an, die für Unternehmen interessant sind und die Arbeit erleichtern können.

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5 Microsoft Office 365 Tool Tipps für erfolgreiche Teams

Microsoft Teams – Das Videokonferenz-Tool

Wenn man in diesen Zeiten auf relevante Tools schaut, dürfen Tools für Videokonferenzen nicht fehlen. Microsoft Teams hat sich in Zeiten von Corona bewährt und wurde im Laufe der Pandemie stetig erweitert, so dass es zu einem der führenden Videokonferenz Tools weltweit wurde.

Sein Vorteil liegt in der einfachen Bedienung, sowohl für den Einladenden, als auch für die Teilnehmer der Sitzungen. Während einer laufenden Konferenz kann man sich nicht nur mit den Teilnehmern unterhalten, auch kann man mit wenig Aufwand seinen Bildschirm teilen und so dann auch eine Präsentation ablaufen lassen oder zum Beispiel OneNote einbinden und darauf eine Zeichnung oder eine Kalkulation anfertigen, die der Erläuterung des aktuellen Themas dient.

Vorteile bietet Teams somit allen Unternehmen, die über mehrere Standorte verteilt sind und über diesen Weg flexibel Meetings abhalten oder sich über Kunden austauschen wollen. Auch kann man sich als Unternehmen über Teams flexibel mit seinen Kunden austauschen und interaktiv gemeinsame Strategien entwickeln, planen und dokumentieren.

Microsoft OneDrive – Die Cloud für zuverlässigen Austausch

Früher war es üblich ein stationäres Netzwerk in einem Unternehmen zu haben. Auf dem klassischen Fileserver konnten Daten gespeichert und von jedem Berechtigten abgerufen werden. Innerhalb des Standortes und den angeschlossenen Computern ist dies eine gute und bewährte Lösung. Es bedeutete aber auch einen hohen Verwaltungsaufwand für die Wartung der Server und den Austausch der Server, der alle paar Jahre erfolgen muss.

Der Vorteil bei einem Cloud Speicher, wie es OneDrive ist, liegt in der Möglichkeit Daten auch mobil abzurufen. Die Daten werden in die Cloud hochgeladen und können von jedem Ort, von einem Berechtigten heruntergeladen werden. So kann man eine Beratung auch bei einem Kunden ermöglichen, ohne dazu viel Papier in der Aktentasche zum Kundengespräch mitbringen zu müssen.

Ein weiterer Vorteil, die Daten werden sofort synchronisiert. Ist man also beim Kunden, können Änderungen, die noch im Büro erfasst wurden, sofort gesehen werden. Umgekehrt ist dies natürlich genau so möglich, sprich erfasst man Daten beim Kunden, können diese auch sofort von den Kollegen im Büro gesehen werden. Man hat also einen stets aktuellen Datensatz und muss nicht erst viele Aufgaben nachziehen, wenn man wieder im Büro ist.

Doch nicht nur beim Gespräch bei Kunden kann OneDrive hervorragend genutzt werden, auch beim internen Datenaustausch zeigen sich klare Vorteile. Nimmt man wieder das Beispiel eines Unternehmens das über mehrere Standorte verteilt ist, kann über OneDrive ein sofortiger Austausch von Daten sichergestellt werden. Dies kann interessant sein, wenn man zum Beispiel an das Excel Tool denkt, welches in allen Firmen eine große Rolle spielt. Überall wo mit Zahlen und Daten gearbeitet wird, bietet Excel mit seinen Rechenoperationen enorme Vorteile und wenn man über OneDrive gemeinsam an einer Rechentabelle arbeitet, spart dies Zeit und Geld. Es müssen nicht laufend neue Tabellen per Mail ausgetauscht werden, sondern durch die stetige Synchronisation in OneDrive kann man Änderungen sofort sehen. Auch können in OneDrive standardisierte Excel-Tabellen hinterlegt werden, so dass jeder Standort mit den gleichen Tabellen und darin enthaltenen Rechenoperationen arbeitet. Auch für sehr Hilfreich erweist sich die Cloud im Vertretungsfall, wenn man mal an einem anderen Standort arbeiten muss, oder auch im Außendienst.

Die Cloud wird zudem nicht von dem Unternehmen selbst verwaltet, sondern zentral von Microsoft. Man hat somit mit den Wartungen nichts zu tun und keine hohen Kosten durch den Austausch von Servern zu erwarten.

Der Vorteil liegt hier also zum einen bei den Mitarbeitern des Unternehmens, die stets aktuelle Daten aus OneDrive beziehen können und so bei einem Kunden auf einer aktuellen Datenlage beraten können. Zum anderen profitiert aber auch der Kunde, denn in der Regel müssen im Nachgang zu einem Gespräch deutlich weniger Nacharbeiten erfolgen, so dass man sich schneller seinem Anliegen widmen kann.

Microsoft Outlook – Mail und Kalender aus einer Hand

Ein einheitliches Mailprogramm ist ebenfalls ein großer Vorteil, den Microsoft mit seinem Outlook erfüllt. Nicht nur das es durch seinen Aufbau und seiner Struktur selbsterklärend ist, es bietet auch Vorteile für ein Team. Man kann sein Postfach für bestimmte Mitarbeiter öffnen und so können die berechtigten Kollegen dann auf die Mails zugreifen, diese lesen, bearbeiten und auch im Namen des Kollegen versenden. Bei Rückfragen von Kundenkann so flexibel reagiert werden und der Kunde oder Geschäftspartner hat keinen Nachteil daraus, selbst wenn der Kollege im Urlaub oder krank ist.

Auch die Nutzung des Outlook Kalenders hat Vorteile, denn auch er ist im Hintergrund vernetzt. Berechtigte Kollegen können sehen welche Termine man hat und bei Anfragen Auskunft geben, wann man wieder erreichbar ist. Gleichzeitig können auch problemlos Termine vereinbart werden. Sollte man in einem gewünschten Zeitraum schon einen Termin haben, erhält der Eintragende sofort eine Info angezeigt und kann somit reagieren, sprich einen neuen Zeitraum für den Termin suchen.

Auch die Verwaltung eines gemeinsamen Adressbuches ist in Outlook kein Problem. Das gesamte Team kann so auf Adress- und Kontaktdaten der Geschäftspartner zugreifen und man braucht nicht aufwändig nach Daten suchen. Auch eine Aufgabenverwaltung ist kein Problem, sowohl für einen selbst als auch für ein Team. Arbeitet man regelmäßig und aktiv damit, kann so nichts vergessen werden und gemeinsam kann man Aufgaben definieren und terminieren.

Outlook gibt es auch als WebApp – das sind die Vorteile

Microsoft OneNote – Notizen erfassen und sofort speichern

Von vielen M365 Nutzern wird der Vorteil von OneNote nicht unbedingt gleich gesehen, dabei ist OneNote ein wirklich praktisches Tool für schnelle Notizen. Wer es einmal im Einsatz hat wird es auch weiterhin nutzen. Alles was in OneNote geschrieben oder gezeichnet wird, wird sofort in OneDrive gespeichert und geht somit nicht verloren. Man braucht also keinen Papierblock für Notizen mehr und das Problem, dass man vergisst etwas zu speichert, ist damit erledigt, denn es gehen keine Daten verloren.

Man kann zudem verschieden bezeichnete Notizenblöcke erstellen, damit man in seinen Notizen auch sofort eine Ordnung und klare Zuordnung hat, zum Beispiel zu den Kunden oder Projekten. Gerade für Mitarbeiter welche viel unterwegs sind oder viel von verschiedenen Geräten aus arbeiten ist diese Lösung ideal und durch die automatische Synchronisation in OneDrive, können alle Zugriffsberechtigten sofort sehen was geschrieben wurde.

In größeren Unternehmen, in denen oft auch mehrere Kollegen an einem Kunden oder einem Projekt arbeiten, kann eine solche einfache Notizmöglichkeit Vorteile im Austausch von Informationen bieten.

Microsoft ToDo App – Aufgaben schnell und einfach verwalten

Im Team hat man gemeinsam viele Aufgaben zu bewältigen. Microsoft hat daher mit To Do-App einen intelligenten Aufgabenorganisator entwickelt mit dem man seine beruflichen als auch privaten Aufgaben managen kann. So kann man sich zum Beispiel einen Tagesplan erstellen und in diesem alle Aufgaben auflisten, die erledigt werden müssen. Das Gute, man ist selbst Herr seiner Daten, sprich wenn es eine berufliche Aufgabe ist, die ich mit einem Kollegen bearbeiten muss, nimmt man den Kollegen mit in dieser Aufgabe auf und man ist miteinander verbunden. So kann der Kollege auch alle Notizen sehen die gemacht worden sind und auch selbst Notizen erfassen. Ein laufender Austausch ist damit kein Problem. Das Team kann man auch weiter fassen, als nur auf 2 Personen beschränkt und da jede Aufgabe einzeln für einen Kollegen freigeschaltet werden muss, hat man auch stets die Kontrolle über die Mitglieder einer Aufgabe.

In der To Do-App kann ich auch privaten Termine eintragen, diese sieht aber niemand, solange man sie nicht gezielt freigibt. So entfällt eine zweite Aufgabenliste und man hat bequem in einer App alle Aufgaben im Blick.

Die Bedienbarkeit der App ist dabei, wie bei Microsoft eigentlich üblich, ohne viel Erklärung zu verstehen. So liegt der Vorteil nicht nur in der hervorragenden gemeinsamen Abarbeitung von Aufgaben, sondern auch in der einfachen Bedienung und man kann sofort loslegen.

Wie ihr produktive ToDo Listen erstellt könnt ihr hier nachlesen: To-do-Listen richtig erstellen

Microsoft Office 365 hat noch mehr zu bieten

In diesem Artikel wurden gezielt nur 5 Tools näher beschrieben, welche in erfolgreichen zum Einsatz kommen. Microsoft Office 365 hat dabei noch sehr viel mehr zu bieten, und Programme wie Word und PowerPoint sind jedem geläufig und gehören hierbei selbstverständlich in einem modernen Büro zum Standard in der Softwarebibliothek.

Mit Microsoft Office 365 hat man ein gutes Portfolio an Tools an der Hand, die in einem modernen Büro für reibungslose Abläufe sorgen und erfolgreiches Arbeiten im Team ermöglichen.

Über Andreas Zeisler

Über Andreas Zeisler

Als leidenschaftlicher ITler, Problemlöser und Podcaster für LiveBarTalk konnte Andreas Zeisler vor 18 Jahren seine Faszination für digitale Welten und ihre Entwicklung zum Beruf machen. Seitdem unterstützt er mittelständische Unternehmen auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

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