Bei Microsoft 365 (M365) handelt es sich um einen Cloud-Dienst, somit sind die Lösungen vom M365 besonders interessant für alle Unternehmen und Selbstständige, die sich flexibel aufstellen wollen. Steuerberater zählen ebenso in diese Gruppe, da sie nicht nur in ihren Kanzleien Beratungen anbieten, sondern oft auch aus dem Homeoffice agieren oder bei Mandanten vor Ort beraten.
Die Standard Office-Anwendungen, wie PowerPoint, Word und Excel sind selbstverständlich enthalten, sodass auf diese im folgenden Artikel nicht eingegangen wird.
Microsoft Outlook
Outlook ist das wohl bekannteste Tool von Microsoft. Es ist weltweit verbreitet und beinhaltet ein umfangreiches Mailprogramm, das keine Wünsche offen lässt. Man kann seine Mailadressen hier vereinen und übersichtlich auf einer Plattform bearbeiten und verwalten. Zudem lassen sich über Add-Ons verschiedene Programme anbinden, mit denen man Mails zum Beispiel archivieren kann.
Auch der integrierte Kalender ist von Vorteil für eine Steuerberatungskanzlei. Als Steuerberater kann man seine Termine schnell und einfach eintragen, sodass man stets einen Überblick seiner aktuellen, aber auch zukünftigen Termine hat.
Beiden Möglichkeiten in Outlook ist gemein, dass man sehr einfach Vertretungsregelungen eingeben kann. Ein berechtigter Vertreter kann zum Beispiel die Mails einsehen und gegebenenfalls bearbeiten. Auch kann ein Vertreter die Termine des Kollegen einsehen und so auch mit Mandanten in Kontakt treten, sollte ein Termin verschoben werden müssen.
Diese Möglichkeiten machen eine vernetzte Zusammenarbeit in einer Kanzlei möglich und gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Sinne der Mandanten.
Keine Neuigkeiten mehr verpassen!
Jetzt unseren Newsletter abonnieren und auf dem Laufenden bleiben.
Microsoft Teams
Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie hat Microsoft Teams einen Boom erlebt. Da man sich mittels Videokonferenz austauschen kann, spart man Zeit und Kosten. Wie in einem normalen Gespräch kann man auch Tools einbinden, um Themeninhalte zu verdeutlichen. Hierzu teilt man bei Teams einfach seinen Bildschirm und lässt zum Beispiel eine PowerPoint-Präsentation ablaufen oder blendet pdf-Dateien ein.
Teams wurde immer weiterentwickelt und ist für alle Beteiligten einfach zu bedienen, man braucht also kein tiefes Fachwissen, um es zu nutzen. Da man es zudem als App auf alle Endgeräte aufspielen oder mit einer Browserversion an einer Besprechung teilnehmen kann, erreicht man auch Mandanten, die kein Microsoft nutzen.
Sieht man die Vorteile für die Mandanten, kann man diese auch auf die interne Zusammenarbeit von mehreren Steuerberatern innerhalb einer Kanzlei übertragen. Teams trägt zu einem leichteren Austausch bei und erleichtert die Kommunikation.
Microsoft OneDrive
Wie eingangs erwähnt, arbeiten auch Steuerberater zunehmend mobil. Bei Beratungen von Kunden musste man in der Vergangenheit immer Akten mit sich führen, damit man alle Unterlagen zu Mandanten bei sich hat, mit OneDrive hat sich dies quasi erledigt. Bei OneDrive handelt es sich um eine sichere Cloud, auf die nur berechtigte Personen zugreifen können. Somit kann man auf alle gespeicherten Daten eines Mandanten zugreifen und gleichzeitig auch Daten hochladen, die dann im Hintergrund von den Kollegen im Sekretariat weiterverarbeitet werden können.
Dies stärkt den Austausch innerhalb einer Kanzlei und erleichtert die Arbeit beim Mandanten. Man stellt sich somit sehr flexibel auf und ermöglicht ein mobiles Arbeiten, wie man es in der heutigen Zeit erwarten kann.
Microsoft To-Do-App
Ein Steuerberater hat nicht nur viele Termine, sondern daraus resultierend auch viele Aufgaben, die nach einem Gespräch erledigt werden müssen, oftmals auch zu bestimmten Stichtagen. Damit man stets seine Aufgaben im Blick hat, kann man mit der To-Do-App seinen Tag durchplanen. Man ist dabei stets Herr seiner Daten, denn andere können die Einträge nicht sehen, bis man sie bewusst mit jemandem teilt. So kann man mit der App auch Aufgaben im Team verwalten, insbesondere wenn man Aufgaben hat, die mit anderen gemeinsam erledigt werden müssen.
Auch private Termine kann man in diese App mit eintragen, sie bleiben aber geheim, da niemand die Daten einsehen kann. So plant man seinen Tag optimal, sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Sinne.
Microsoft OneNote
Die Zeiten von altmodischen Notizblöcken sind vorbei, besonders wenn man mobil arbeiten möchte. Mit OneNote kann man sich Notizen während eines Gespräches machen und da die Daten automatisch in OneDrive zurückgespeichert werden, kann auch jeder berechtigte Nutzer sehen, was im Gespräch notiert wird. So kann man vernetzt im Team arbeiten und sich stets zu aktuellen Themen seiner Mandanten auf dem Laufenden halten. Insbesondere das Sekretariat kann von OneNote profitieren, weil es aktuelle Anweisungen online erhält und direkt umsetzen kann.
