Die Outlook WebApp – lohnt sich die Nutzung?

Cloudanwendungen und WebApps haben verschiedene Vorteile. Einer davon ist beispielsweise der Zuwachs von Designs und neuen Funktionen, welche die tägliche Anwendung vereinfachen und eine bessere Nutzbarkeit schaffen. Die Outlook WebApp bietet einige Funktionen, die das Arbeiten vereinfachen sollen. 

Microsoft lernt seit mehreren Jahren ihre lokale Outlook Applikation abzuschaffen und stattdessen die sogenannte “WebApp” weiter zu entwickeln. 

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Was ist eine WebApp?

WebApps sind Anwendungen, die über eine Cloud oder einen Server bereit gestellt werden und dann im Browser abgerufen und genutzt werden können. Dabei spielt die Art des Endgeräts keine Rolle, und das Programm kann auf verschiedensten Geräten genutzt werden. Oftmals ist auch eine barrierefreie Offline Nutzung dank der Zwischenspeicherung durchaus möglich. 

Outlook als WebApp – was sind die Vorteile? 

Genau genannt ist Outlook eine Progressive Web App, die ganz verschiedene Vorteile bietet. Dazu gehört zum Beispiel 

  • Die sehr schnelle Suche. Oftmals funktioniert die Suche in Outlook nicht besonders gut auf Grund verschiedener Faktoren. In der WebApp jedoch ist die Suche durchaus mit den verschiedensten Keywords möglich und funktioniert einwandfrei. 
  • Das schnelles Arbeiten. Viele Funktionen auf einen Blick bieten ein leichteres und schnelles Arbeiten
  • Weitere Funktionen, die es im normale Outlook nicht gibt

Die Vorteile für das Emailpostfach

Werfen wir zunächst einen Blick auf das E-Mail Postfach. Oftmals findet hier der größte Teil des Arbeitstages statt, da die interne und auch externe Kommunikation ein sehr zentraler Bestandteil der meisten Berufe ist. Ein einfaches Arbeiten und ein übersichtliches und gut organisiertes Email Interface ist also immer von Vorteil. Hier kommen die Anwendungen von Outlook WebApp dann direkt positiv zum Vorschein: Denn eine Funktion ist, dass es für Emails eine gesonderte Erinnerungsfunktion gibt. Wenn also beispielswiese eine Email ankommt, in dem Moment aber nicht bearbeitet und gelesen werden soll – sie aber ebenfalls nicht vergessen werden darf – dann gibt es die “erneut erinnern” Funktion, mit welcher die Email ausgeblendet und zu einem bestimmten Zeitpunkt erneut erscheint. Wenn also zum Beispiel erst am kommenden Tag ab 8 Uhr an diesem Projekt gearbeitet wird kann programmiert werden, dass die Mail um 8 Uhr morgens wieder angezeigt wird. 

Das hilft vor allem dabei, dass das Email Postfach leicht ordentlich gehalten wird und die Übersicht über die anstehenden Aufgaben auch bei vielen verschiedenen Projekten sortiert und strukturiert bleibt. 

Emails als Notiz speichern

Ein weiterer Vorteil ist ebenfalls, dass Emails als Notiz gespeichert werde können. In der Praxis heißt das, dass Inhalte markiert werden können – beispielsweise Einladungen zu digitalen Terminen – zum Beispiel bei Microsoft Teams – können also markiert und kopiert, und dann direkt als Notiz gespeichert werden. Diese Notiz kann dann weiter bearbeitet werden, zum Beispiel mit Kommentaren und Anmerkungen und dann gespeichert werden. Diese Notiz ist dann in einer übersichtlichen Spalte im sogenannten One Note Feed zu finden. 

Viele To-Dos, trotzdem viel Ordnung

Ein weiteres Produkt in der Outlook WebApp, das den Arbeitsalltag stark erleichtert ist die To Do Liste, welche einfach eingeblendet werden kann. Hier können alle anstehenden Aufgaben gut sortiert aufgeführt werden und direkt als erledigt markiert werden. 

Ob Telefonate, Planung von Meetings oder andere operative Aufgaben können hier übersichtlich aufgelistet und nach Bearbeitung direkt abgehakt werden – und werden dann sofort ausgeblendet. Und laut verschiedener Studien sorgen gut sortierte To Do Listen auch für gesteigerte Produktivität!

Das Kalender Board – was ist neu und was ist nützlich? 

Neu in der Umgebung der WebApp ist auch das Kalender-Board. Der Vorteil hiervon: Klare Übersichten, einfache Planungen, strukturierte Zusammenarbeit. Denn die Kalender verschiedener Personen und sogar Gruppen können hier eingeblendet werden, womit die Planung von Meetings und Videokonferenzen vereinfacht wird. Im Kalender gibt es außerdem verschiedene Ansichten, die die langfristige Planung von wiederkehrenden Terminen einfacher macht: Denn eine Wochen- und auch Monatsansicht ermöglicht es, den Überblick zu behalten. Eine kleine Spielerei: Auch das aktuelle Wetter kann hier eingesehen werden, sollten Termine im Freien wahrgenommen werden. 

Neue Gadgets – bessere Funktionalität?

All die neuen Gadgets und Funktionen, die wir in Outlook als WebApp finden sorgen für mehr Ordnung und Übersicht. Damit wird nun das Beste aus verschiedenen Welten zusammen auf eine gemeinsame Plattform gebracht: Notes, (shared) Kalender, Mail, To Dos – eben alles, was man im Arbeitsalltag braucht. 

Außerdem kann festgestellt werden, dass alte Probleme behoben wurden: Denn die Suchmaschine, welche im Hintergrund läuft hat oftmals Rechner- und Browser-bedingt eher weniger gut funktioniert. Nun basiert die Suchmaschine allerdings auf SharePoint und ist dementsprechend viel leistungsfähiger. 

Darauf basierend ist die Outlook WebApp prädestiniert dafür, der zentrale Hub zu werden. Sie ist plattformunabhängig und läuft auf allen Endgeräten: Ob auf dem Windows Rechner, dem Android Handy oder sogar dem Tesla Display – jedes Internet fähige Gerät mit einem aktuellen Browser kann darauf zugreifen, was den übergangslosen Arbeitsalltag damit garantiert. 

Über Andreas Zeisler

Über Andreas Zeisler

Als leidenschaftlicher ITler, Problemlöser und Podcaster für LiveBarTalk konnte Andreas Zeisler vor 18 Jahren seine Faszination für digitale Welten und ihre Entwicklung zum Beruf machen. Seitdem unterstützt er mittelständische Unternehmen auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

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