In einer Zeit in der das Home Office unverzichtbar wird, rücken Videokonferenzen in den Fokus. Damit diese produktiv und sicher ablaufen können, gilt es einige Punkte zu beachten.
Die Auswirkungen der Corona-Krise führen in vielen Unternehmen zu Veränderungen und zur Umstellung des Arbeitsplatzes von Büro auf Home Office. Aufgrund der kurzfristigen Umstellung von Meetings und Videokonferenzen ins Virtuelle, sollte besonders auf Sicherheit- und Datenschutz geachtet werden.
Ein Virus ist genug – Tipps für sichere Videokonferenzen
- Seien Sie bei der Weiterleitung von Meeting-IDs vorsichtig
Ein wichtiger Bestandteil einer sicheren Videokonferenz ist der Umgang und die Weiterleitung von Meeting-IDs. Auch wenn die Veranstaltung für eine hohe Anzahl von Personen gedacht ist, kann die Verbreitung einer Meeting-ID auf Social Media oder Webseiten unerwünschte Teilnehmer anlocken. Um die Risiken zu minimieren, gibt es zwei Schritte zu beachten: Verwenden Sie einmalige Meeting-IDs und erzeugen Sie diese über Ihr Videokonferenz-Tool.
Achten Sie auch bei der Verwendung von Screenshots einer Videokonferenz darauf, dass die Meeting-ID oder URL nicht zu sehen ist.
- Verwenden Sie Passwörter
Die Verwendung von Passwörtern erhöht die Sicherheit Ihrer Videokonferenz. Dabei unterscheidet man in Moderatoren- und Teilnehmerpasswörter. Das Moderatorenpasswort wird vom Leiter der Videokonferenz zum starten des Meetings eingegeben. Das Teilnehmerpasswort ist für alle Personen gedacht, die befugt sind an der Konferenz teilzunehmen.
- Kennen Sie die Datenschutzrichtlinien des Anbieters
Seit einiger Zeit wird dem Thema Datenschutz besonders viel Aufmerksamkeit geschenkt. Das sollte auch bei Videokonferenzen nicht anders sein. Denn der Teufel steckt im Detail. Machen Sie sich mit den Datenschutzrichtlinien Ihres Anbieters vertraut, um Konflikte zu vermeiden. Wenn ein System personenbezogene Daten mit Dritten teilt, müssen Unternehmen dies gesetzesgemäß in den meisten Länder den Sitzungsteilnehmern mitteilen. Im Zweifel sollten Sie Ihren Rechtsberater einen Blick auf die Datenschutzrichtlinien des Anbieters werfen lassen.
- Vermeiden Sie Downloadverzögerungen
Es kann vorkommen, dass sich der Konferenz-Beginn verzögert, z.B. dadurch, dass die Anbieter-Software vom Teilnehmer erst installiert werden muss. Dabei gibt es einige Lösungen, die Browserbasiert sind und daher direkt per Klick funktionieren. Dies spart Zeit und führt gleichzeitig zu zufriedenen Teilnehmern, da keine Lösung extra installiert werden muss.
5. Halten Sie sich an die Sicherheitsregeln
Der größte Teil aller Cyberattacken beginnt mit einer Phishing-Kampagne. Phishing bedeutet, dass Daten von Internetnutzern zum Beispiel über gefälschte Internetadressen, E-Mails oder SMS abgefangen werden. Die Absicht ist, persönliche Daten zu missbrauchen und Inhaber von Bankkonten zu schädigen.
Viele teilen Webinare oder interessante Videokonferenzen über Social Media, hier ist allerdings Vorsicht geboten. Setzen Sie sich, wenn nötig mit dem Absender in Verbindung, um die Legitimität zu überprüfen. Öffnen Sie auf keinen Fall Links und Anhänge in E-Mails von unbekannten Absendern. Hilfreicher Tipp: Achten Sie auf klassische Hinweise auf Cyberkriminalität, wie z.B. Rechtschreibfehler in URLs und E-Mails.
Ein kleines Extra – Tipps für produktive Videokonferenzen
- Erstellen Sie eine Agenda
Das wichtigste zuerst: ein klarer Ablauf. Machen Sie sich vor der Videokonferenz Stichpunkte zu verschiedenen Themen. Hilfreich sind hier z.B. wer nimmt teil, welche Aufgaben haben die Teilnehmer, welche Themen möchten Sie ansprechen etc. Für Videokonferenzen innerhalb Ihres Teams, mit Partnern, Kunden etc. sollten Sie die Anzahl der Teilnehmer sinnvoll begrenzen. Das erleichtert den Überblick und Sie können sich auf die wesentlichen Tagesordnungspunkte konzentrieren und notwendige Themen besprechen. Treffen Sie außerdem eine Entscheidung wer die Konferenz moderiert.
- Seien Sie auch geistig online
Ist ein anderer Teilnehmer an der Reihe haben Sie die Möglichkeit sich auf „stumm“ zu stellen. Nutzen Sie dies, um den Redner nicht durch Hintergrundgeräusche zu stören. Auch wenn ein Thema für Sie nicht so relevant ist, fokussieren Sie sich auf das Gespräch. Wichtige Informationen, die Sie oder Ihre Kollegen nebenbei erwähnen, können sonst schnell untergehen. Be present!
- Erstellen Sie nach Ende der Konferenz ein Protokoll
Für einige mag das jetzt etwas komisch klingen, aber wir haben es selbst ausprobiert und es hilft. Schreiben Sie ein Protokoll. Tools wie Microsoft Teams bieten Ihnen hier auch die Möglichkeit die Videokonferenz aufzunehmen. Ein geordnetes Protokoll mit den wichtigsten Stichpunkten kann Wunder bewirken. Teilen Sie das erstellte Protokoll mit den Teilnehmern, so stellen Sie sicher, dass alle auf demselben Informationsstand sind. So vermeiden Sie Missverständnisse und jeder Teilnehmer hat noch einmal seine Aufgaben und To-Dos vor Augen.
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Vielen Dank für diesen klaren Beitrag zu Videokonferenzen. Sehr gut formuliert und ich konnte es sehr gut verstehen. Damit werde ich vorgehen.