08.02.2022 | Uncategorized

Microsoft Lists: Eine echte Erleichterung oder Spielerei?

Microsoft Lists: Was kann man sich darunter vorstellen?

Als Teil jeder Microsoft 365 Lizenz ist Lists ein Produkt das auf SharePoint basiert. Wer noch nicht mit der App gearbeitet hat bekommt eine einfache und übersichtliche Einführung in alle Funktionen. 

Mit Microsoft Lists sollen Informationen gesammelt und organisiert werden um mit externen Partnern, Mitarbeitern, Kunden oder Mandanten einfach und automatisiert arbeiten zu können. Basierend auf Templates oder komplett neu gestaltet können so Listen angelegt werden, die mit verschiedenen Informationen gefüttert und dann bearbeitet, geteilt und getracked werden. Ähnlich wie bei Excel kann man hier also verschiedene Spalten und Zeilen anlegen und diese mit Informationen füllen.

Listen können individuell und auch optisch attraktiv gestaltet werden: Mit den verschiedenen Zeilen und Spalten und verschiedenen Farben können verschiedene Layouts kreiert werden, die den Bedürfnissen der Kunden und Mandaten angepasst sind. 

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Microsoft Lists in der Praxis

In der Steuerkanzlei kann dies also wie folgt aussehen: Pro Mandant gibt es eine Liste, in der die verschiedenen Bereiche abgedeckt werden. Der Mandant kann sich also einloggen und auf die Listen zugreifen und beispielsweise einen neuen sogenannten “Pendelordner” ablegen – welcher vorher mit Daten gefüllt wurde. Hier können sich beispielsweise Abrechnungen befinden, Quittungen oder andere Belege die für die Arbeit mit der Kanzlei relevant sind. Sobald dieser Ordner dann gesehen – denn es gibt eine automatische Benachrichtigung, dass ein neuer Ordner abgelegt wurde – kann dieser mit der Mandantennummer einem internen Mitarbeiter weitergegeben werden, welchen diesen Ordner bearbeitet. Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist kann der Status von “in Bearbeitung” auf “bearbeitet” gestellt werden. Es folgt eine weitere automatische Benachrichtigung und der Mandant wird der E-Mail darauf hingewiesen, dass der Ordner bearbeitet wurde. 

Die Vorteile von Microsoft Lists 

Neben den offensichtlichen Vorteilen der besseren Organisation von Dokumenten kann man absolut sagen, dass Lists ein Paradebeispiel von smarten Digitalisierungs-Prozessen ist. Denn der Gedanke der Automatisierung, welche Anrufe und E-Mails erst zwischen Mitarbeitern und darüberhinaus auch zu Mandanten hinfällig machen, sparen mittelfristig viel Zeit. 

Außerdem erleichtern zusätzliche intelligente Regeln für einen bequemeren Workflow: Neben der automatisierten Benachrichtigungen können ebenfalls Warnhinweise oder Genehmigungs-Workflows erstellt werden. Somit eignet sich Microsoft Lists für die verschiedensten Datensammlungen, wie beispielsweise Problemverfolgungen, das Tracken von Informationen oder auch die Ressourcenverwaltung – intern wie auch extern. 

Vorlagen und Templates von Microsoft Lists

Es gibt verschiedene Anwendungsbereiche, welche häufig genutzt werden. Für diese gibt es bereits vorher angelegte Templates, die übernommen und angepasst werden können. 


Dazu gehören folgende Themenfelder 

  • Problemverfolgung: Ähnlich einem Ticketsystem können hier beispielsweise Supportanfragen an die IT-Abteilung gestellt werden
  • Mitarbeiter Onbaording: Erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter 
  • Ereignisablauf: Messe- oder Eventorganisation sowie Tagungen können hier leicht eingestellt werden
  • Interne Ressourcenverwaltung: Geschäfts-Computer, Handys oder Firmenfahrzeuge können leicht zugeteilt und überblickt werden
  • Personalbeschaffung: Der Prozess der Stellen-Besetzung kann leichter überwacht werden
  • Reiseanfragen: Zur Verwaltung von geschäftlichen Terminen außer Haus
  • Inhaltsplaner: Hilft bei der Organisation von Marketingunternehmungen
  • Arbeitsstatus-Tracker: Das wohl wichtigste Tool für die Steuerkanzlei. Wie bereits oben beschrieben können somit Ordner erstellt werden, welche dann bearbeitet werden und mit automatisierten Benachrichtigungen einen besseren Workflow erstellen

Mit Microsoft Lists richtig durchstarten

Digitale Zusammenarbeit in Organisationen basiert oft auf Teams, Microsofts zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform. Der große Vorteil daran jegliche interne Kommunikation über ein zentrales Tool laufen zu lassen ist vor allem, dass auch ein kurzer Austausch möglich ist. Im Teams-Chat können sich Mitarbeiter besprechen und über einzelne Inhalte von lists oder anderen Elementen austauschen, um ein E-Mail Chaos zu vermeiden. Dies steigert Produktivität und mindert den Stressfaktor der Email-Flut. Mit Microsoft Lists lässt sich das also noch unterstützen: Noch weniger E-Mails und Anrufe sind nötig um einen effizienten und produktiven Austausch und Workflow auch außerhalb der Organisation mit Mandaten zu etablieren. Hinzu kommt, dass sich viele Firmen nach wie vor unsicher sind, ob alle Mitarbeiter wieder Vollzeit ins Büro zurückkehren, was ein einfach zu nutzendes Kommunikationstool noch wichtiger macht.

Über Andreas Zeisler

Über Andreas Zeisler

Als leidenschaftlicher ITler, Problemlöser und Podcaster für LiveBarTalk konnte Andreas Zeisler vor 18 Jahren seine Faszination für digitale Welten und ihre Entwicklung zum Beruf machen. Seitdem unterstützt er mittelständische Unternehmen auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

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