Dass Microsoft Teams für Steuerkanzleien ein absolutes Muss ist, haben wir schon klar gemacht. Chatten, Informationsaustausch, Datenbereitstellung und vieles mehr wird zum Kinderspiel – und das nicht nur intern, sondern auch extern mit den Mandanten. Doch trotzdem geht es manchmal nicht ohne das persönliche Gespräch. Und auch das ist dank dem Kommunikations-Allrounder von Microsoft gar kein Problem. Wir stellen vor: Cloud Telefonie mit MS Teams.
Von der Wählscheibe zum digitalen Telefon
Die meisten unserer Leser werden mit einer Wählscheibe eher weniger in Berührung gekommen sein – zumindest in beruflicher Hinsicht. Mit der Entwicklung von Telefonen mit Wählscheibe, über ISDN und SIP landen wir heute bei bei einer ganz neuen Form der Telefonie. Natürlich wird vieles über das Smartphone abgebildet und der Bedarf an Festnetzanschlüssen im privaten Bereich wird immer kleiner, doch gerade im beruflichen Sektor kommt man nicht um den Einsatz einer zentralen Telefonanlage herum. Aber wenn jeder Steuerberater in der Kanzlei eine eigene Telefonnummer hat und die Mandanten diese kennen, ist es dann nicht total kompliziert, auf Telefonie mit Teams umzustellen? logiphys kann eine ganz einfache Antwort geben: Nein.
All-in-One Package mit MS Teams
Die unterschiedlichen Arten der Kommunikation in Teams zu vereinen ist wohl einer der einfachsten Wege, das Arbeiten in der Steuerkanzlei effizienter zu gestalten. Und der Weg zur Cloud Telefonie – oder auch Telefonie 4.0 – mit MS Teams ist auch gar nicht so holprig, wie er vielleicht scheint. Nur ein Bisschen. Denn leider bietet Microsoft bisher noch keine Rufnummernpläne und -kontingente für Deutschland an. Das heißt, dass ein sogenannter Session Border Controller zwischengeschaltet werden muss. Dieser kann beim Telefon Provider gemietet oder selbst betrieben werden (zum Beispiel über Microsoft Azure). Der Vorteil: die alte Telefonanlage kann User für User sanft auf die Teams-Telefonie migriert werden. Damit ist es möglich, unter ganz normalen Rufnummern für Kollegen und Mandanten erreichbar zu bleiben.
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Direkt am Ohr statt in der Hand
Das Telefonieren über Teams ist bis auf das Hören und gehört werden von anderen Menschen allerdings nicht mit der normalen Telefonie zu vergleichen. Vor allem die Nutzung eines Headsets ist für die meisten eine Umgewöhnung. Aber: Freie Hände und keine Nackenverrenkung, wenn man den Hörer mal zwischen Schulter und Kopf einklemmen muss. Klingt gar nicht so schlecht, oder?
Wer dennoch ein gewohntes Endgerät in der Hand halten möchte, kann dies mittels eines DECT-Telefons sowie eines weiteren Session Border Controllers umsetzen.
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Ein Bot für alle Fälle
Zur weiteren Optimierung der Prozesse innerhalb der Steuerkanzlei kann jetzt ein neues Microsoft Produkt genutzt werden: der Azure Communication Hub. Damit lassen sich Telefonie-Bots abbilden, die in erster Instanz das Telefonieren mit den Mandanten übernehmen. Der Bot begrüßt den Anrufer, stellt Fragen und bildet anhand künstlicher Intelligenz Reaktionen darauf. Das Anwendungsfeld ist sehr breit gefächert: Vom Vereinbaren eines Termins bis hin zum Durchstellen an den passenden (menschlichen) Mitarbeiter, der im gleichen Zug über das Anliegen des Anrufers informiert wird.
logiphys kennt sich aus
Bei logiphys unterstützen wir kleine und mittlere Unternehmen auf dem Weg zur Cloud Telefonie. Wir helfen bei der Einführung und schulen die Mitarbeiter zu den neuen Funktionen. Microsoft Teams ist nicht mehr nur ein Informations- sondern nun auch ein Kommunikations-Hub. Offene Fragen wie: “Und wenn mal keiner ran gehen kann? Wie funktioniert das mit der Weiterleitung? Und Gibt’s eine Möglichkeit für Warteschlangen?” sind absolut kein Grund zur Sorge! Wir wissen, wie Sie mit Microsoft Teams am effizientesten an Ihr Ziel kommen und unterstützen Sie auf dem Weg zur digitalen Telefonanlage. Rufen Sie uns an!
