SharePoint – mehr als nur ein Intranet? Diese Frage können wir mit einem klaren JA beantworten. Welche Vorteile sich durch die Nutzung des intelligenten Tools von Microsoft vor allem für Steuerberater und ihre Kanzleien ergibt, erfahren Sie im Beitrag.
Was ist SharePoint überhaupt?
SharePoint ist eine geniale Entwicklung von Microsoft, die von Unternehmen zum Erstellen von internen Websites genutzt wird. Dabei ist es völlig gleich, ob es sich um eine große Kanzlei handelt oder ein kleines Steuerbüro. Lohnen wird sich die Nutzung für alle Beteiligten.
Wie der Name schon verrät, dient SharePoint zur gemeinsamen Nutzung von Daten innerhalb eines Unternehmens. Das Tool wird vor allem zur Ablage von Daten genutzt sowie zur Strukturierung, Verwaltung und Freigabe dieser. Das Praktische dabei: Durch die zentrale Verwaltung von Daten sind sie immer aktuell und es entstehen keine Redundanzen. Jeder in der Kanzlei greift auf ein und die selbe Datei zu – und das von überall, egal mit welchem Endgerät oder Browser. Es gibt sogar eine Mobile App!
Du kommst hier nicht rein!
Okay, zugegeben: Das mit dem “jeder in der Kanzlei” stimmt nicht ganz. Denn ohne Berechtigung, kommt man nicht weit. Es kann für jeden Mandanten oder jedes Projekt eine eigene Website in SharePoint angelegt werden. Im Idealfall wird die Seite aber über Microsoft Teams angelegt. Denn mit der Anlage eines neuen Teams wird im Hintergrund direkt auch eine SharePoint-Seite erstellt. Zugriff zu dieser Seite bekommen dann nur die Mitarbeiter, die den Mandanten bzw. das Projekt auch betreuen. Es besteht außerdem die Möglichkeit, seinen Mandanten Zugriff zu gewährleisten. Und auch das macht regelt man am Besten direkt in Teams, denn dort ist die Rechte- und Zugriffsverwaltung deutlich einfacher, als in SharePoint selbst.
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Digitale Austauschordner für Kanzlei und Mandanten
Mit der SharePoint-Seite wird ein Mandanten-Portal geschaffen, in dem der Austausch von Daten deutlich erleichtert wird. Möchte man beispielsweise einen Ordner mit seinem Mandanten teilen, kann dies direkt über den Share-Button auf der Seite geschehen. Daraufhin wird ein Link generiert, der sehr kryptisch und somit auch kaum zu knacken ist. Für zusätzliche Sicherheit sorgt die Passwort-Funktion. Erst damit kann der Mandant letztendlich die Daten einsehen. Ob der Empfänger des Ordners nur Lese- oder auch Bearbeitungsrechte hat, kann vorab festgelegt werden. Das Passwort muss aber natürlich ebenfalls sicher sein. Für solche Fälle hat die DATEV gemeinsam mit der Gesellschaft “Deutschland sicher im Netz” eine Karte entwickelt, um sichere Schlüssel zu schaffen.
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Was kann SharePoint noch?
SharePoint hat eine Menge nützlicher Funktionen, welche die Effizienz beim Arbeiten in der Steuerberatung steigern. In erster Linie wird der Austausch sowohl intern, als auch extern deutlich vereinfacht. Durch die Anbindung anderer Microsoft-Produkte wie Word oder Excel, wird direkt im Browser ge- und bearbeitet und Dateien können geteilt oder gemeinsam genutzt werden. Und dabei ist “gemeinsam” sogar wörtlich zu nehmen. Das Co-Authoring ermöglicht nämlich die zeitgleiche Bearbeitung einer Datei von mehreren Personen. Damit muss man auch nicht mehr warten, bis der Kollege endlich die Datei geschlossen hat. Falls man allerdings eine Datei für sich alleine bearbeiten möchte, kann man diese einfach “auschecken” und lokal speichern. Man hat auch die Möglichkeit, Dokumente zu versionieren. Damit behält man den Überblick über Änderungen durch Kolleg*innen.
Natürlich kann es je nach Größe der Kanzlei zu einer hohen Anzahl an Websites kommen. Daher besitzt SharePoint eine Suchfunktion, mit der die Auffindbarkeit von Seiten und Dateien kinderleicht gemacht wird.
Zusätzlich verfügt das Tool auch über eine Workflow-Funktion. Dabei werden Geschäftsprozesse automatisiert und schneller zum Ziel gebracht.
Wir fassen zusammen..
SharePoint ist eine hervorragende Lösung für Contentmanagement und den interaktiven Informationsaustausch in der Steuerkanzlei. Mit der intuitiven und benutzerfreundlichen Handhabung steigern Sie die Effizienz in der internen Zusammenarbeit, aber auch mit Ihren Mandanten. Und ob in der Cloud oder auf einem lokalen bzw. gehosteten Server: Die Daten sind absolut sicher.
Überzeugt? Die Experten von logiphys helfen Ihnen gerne bei der Implementierung von SharePoint in Ihrer Kanzlei. Hier geht’s zu uns!
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