Microsoft Teams ist für viele eine neue und für einige eine nicht ganz so neue Welt. Dennoch helfen ein paar Tipps die Erfahrung mit Microsoft Teams zu verbessern und vielleicht ist dem ein oder anderen ja auch was neu. Dafür haben wir hier mal eine kleine Übersicht erstellt: Allgemein und Konversationen.
Allgemeine Tipps für den Umgang mit Teams
Personalisierte Benachrichtigungen
Sowohl in der Desktop als auch in der mobilen Version von Microsoft Teams können Sie einstellen, wie viele Benachrichtigungen Sie erhalten wollen. Ändern können Sie das Ganze unter Einstellungen (Settings) bei der Desktopversion und mobil unter Benachrichtigungen (Notifications).
Neue Teams erstellen
Sie sollten ein neues Team nur erstellen, wenn es nötig ist. Sie können mit der Suchfunktion erst einmal nachschauen, ob es ein für Ihre Zwecke notwendiges Teams schon gibt. Ist das nicht der Fall, sollten Sie in Ihrem Team kommunizieren, ob nicht eventuell schon ein Kanal genügt.
Wofür sollten Sie ein Like nutzen?
Sie können sich viele “Habe verstanden” oder “Zur Kenntnis genommen” Antworten sparen, wenn Sie stattdessen den “Daumen hoch” verwenden. Einfache Regel, die für ein aufgeräumtes Teams sorgt.
Interne Kommunikation
Microsoft Teams ist als internes Kommunikationstool, dass noch einiges mehr kann, ein wahres Wundermittel. Für die förmliche externe Kommunikation sollten jedoch E-Mails die erste Wahl sein. Dabei kann Teams auch hier unterstützen! Das klingt vielleicht erstmal etwas verwirrend, wie das ganze funktioniert und warum das ganze so nützlich ist, erfahren Sie in diesem Artikel.
Abwesenheitsnotiz anpassen
Ein kleiner Tipp – Ihre Abwesenheitsnotiz, die Sie für Outlook eingestellt haben, wird auch in Teams angezeigt. Damit hier Einheitlichkeit besteht, können Sie ganz einfach den Text anpassen. Wie wäre es mit “Vielen Dank für Ihre Nachricht.” anstelle von “Vielen Dank für Ihre E-Mail”.
Anhänge durch Links ersetzen
Ein großer Vorteil den Microsoft Teams für Ihr Unternehmen bringt, ist das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten. Nutzen Sie das! Wer möchte auch schon zwanzig halbe und unvollständige Entwürfe rumliegen haben.
Tipps für Konversationen
Das Herzstück von Microsoft Teams bildet der Chat – allerdings sollte hier Vorsicht geboten werden. Teams sollte nicht als Ersatz für WhatsApp oder ähnliches verwendet werden. Wie wäre es mit ein paar Tipps für ein gut organisiertes, leicht verständliches und sauberes Teams-Erlebnis?
Ankündigungen für besonders wichtige Nachrichten
Die Ankündigungs-Nachrichten unterscheiden sich von einer normalen Konversation. Sie beinhalten einen Bild-Banner und einen größere Schriftart. Ankündigungen nehmen also im Vergleich mehr Platz ein. Nutzen Sie diese Art, um wichtige Beiträge hervorzuheben. Das bedeutet auch, dass Sie diese nicht zu oft benutzen sollten.
Betreffzeilen
Benutzen Sie Betreffzeilen, um neue Konversationen einzuleiten. So sorgen Sie dafür, dass die Konversationen leichter zu finden sind und Sie den Überblick behalten.
! – Button – Nachrichten als wichtig oder dringend markieren
Eine Ihrer Nachrichten ist besonders wichtig oder dringend? Nutzen Sie die “!”- Funktion. Sie können ganz einfach unter dem Feld zum Verfassen einer Nachricht die Übermittlungsoptionen auswählen. Haben Sie ausversehen eine Nachricht als wichtig oder dringend markiert, können Sie ganz einfach auf “Standard” zurückstellen. In der Mobilversion finden Sie diese Funktion oder weitere Optionen – Nachrichtenpriorität.
Heiße Info: Wählen Sie eine dringende Nachricht aus, dann werden Personen oder Gruppen wiederholt alle 2 Minuten über einen Zeitraum von 20 Minuten oder bis sie es gelesen haben benachrichtigt.
@-Funktion verwenden
Richten Sie Nachrichten gezielt an Personen mit der @mention Funktion. Das entspricht quasi dem An oder CC Feld einer E-Mail. Übertreiben Sie es aber nicht mit den Erwähnungen.
Überflüssige Informationen aus der @-Funktion löschen
Beim Verwenden der @-Funktion kommt es manchmal vor, dass neben dem Namen auch noch die Berufsbezeichnung oder der Zusatz “Gast” eingefügt wird. Diese können Sie ganz einfach löschen ohne dass die Erwähnung verschwindet.
Konversation starten vs. Auf Konversation antworten
Verwechseln Sie nicht diese beiden Felder miteinander. Auf bereits bestehende Konversationen sollten Sie mit dem vorgesehenen “Antworten” Button antworten. Nutzen Sie “neue Unterhaltung” nur um neue Konversationen einzuleiten.
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