Schaut man sich in der modernen Arbeitswelt um, fällt auf, dass sie sehr schnelllebig ist und sich schnell wandelt. Dieser Wandel der Arbeitswelt im letzten Jahrzehnt hat zur Folge, dass moderne Firmen flexibel sein und agil handeln müssen. Die Digitalisierung macht diese Entwicklung mehr als deutlich und führt gleichzeitig dazu, dass viele Unternehmen an Grenzen stoßen. Zum einen müssen sie mit den Veränderungen der Kunden klarkommen und gleichzeitig die Arbeitsbedingungen anpassen, da die Angestellten an Modern Workplaces arbeiten und von deren Vorteilen profitieren sollen.
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Was einen Modern Workplace ausmacht
Wer nach einer genauen Definition für Modern Workplace sucht, wird keine finden, da es keine klare Definition gibt. Man kann nach allgemeinem Verständnis aber von einem modernen Arbeitsplatz sprechen, wenn dieser an keinem festen Ort gebunden ist. Man spricht in diesem Zusammenhang eher von einem Konzept, bei dem in einer virtuellen, digitalen Arbeitswelt mittels IT-Technologien, jeder Zeit und an jedem Ort gearbeitet werden kann.
Damit eine solche Arbeitswelt geschaffen werden kann, muss zunächst ein Umdenken im Unternehmen eintreten. In der Vergangenheit war es meist so, dass man als Mitarbeiter zu festen Zeiten ins Büro kam und dort gearbeitet hat. Eine entsprechend angepasste Unternehmenskultur kann in letzter Konsequenz nur gelebt werden, wenn die neue Arbeitswelt bedarfsgerecht gestaltet wird und den Bedürfnissen der Nutzer entspricht. Dazu müssen auch Verknüpfungen zwischen Anwendungen, Dienstleistungen, Daten und Informationen geschaffen werden.
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil, ist die IT-Security, die dieser Arbeitswelt ebenfalls angepasst werden muss. Während man in der bisherigen Arbeitswelt die IT seines Unternehmens noch gegen jeden Zugriff von außen abgeschottet hat, muss man in der neuen Arbeitswelt andere Wege der IT-Sicherheit einschlagen. Anstatt sein Unternehmen abzuschotten, muss die Sicherheit dort gewährleistet sein, wo der Nutzer sich aufhält und an den Geräten, die er nutzt. Zudem müssen verschiedene Teillösungen zusammengeführt werden, sodass es zu Latenzen kommen kann. Der IT-Sicherheit muss große Aufmerksamkeit geschenkt werden, denn in den letzten Jahren wurden viele deutsche Unternehmen Opfer von Cyberangriffen, die das Ziel hatten, Daten zu stehlen, Unternehmen zu sabotieren oder Industriespionage zu betreiben.
Als weiterer wichtiger Punkt muss die Infrastruktur angepasst werden. Dies ist eine wichtige Voraussetzung, damit die Mitarbeiter außerhalb des Unternehmens ebenso schnell und flexibel arbeiten können wie innerhalb des Unternehmens, in der bekannten Infrastruktur. Wichtig dafür ist die Erfüllung der Bedürfnisse der Mitarbeiter, orientiert an den Anforderungen des jeweiligen Arbeitsplatzes. Da ein Modern Workplace grundsätzlich daran ausgerichtet sein sollte, dass man weltweit flexibel arbeiten kann.
Da es keine klare Definition für ein Modern Workplace gibt, muss man auch individuell für jedes Unternehmen schauen, welche Lösungen passend sind. Einige IT-Beratungsfirmen bieten entsprechende Beratungen und Analysen an, die man nutzen sollte, um national und international erfolgreich zu sein bzw. zu bleiben.
Welche Voraussetzungen erfüllt sein sollten
Ein Modern Workplace lebt von der Flexibilität und der Arbeit außerhalb des Büros. Somit hat eine klassische Firewall als einzige Lösung für die IT-Sicherheit ausgedient. Wichtiger sind Zugriffsberechtigungen und der Schutz der Endgeräte der Nutzer. Dazu ist es zunächst wichtig festzulegen, wer auf Informationen zugreifen und diese auch gegebenenfalls weiterleiten darf. Es muss weiterhin festgelegt sein, ob man Dokumente auf einen Drucker ausdrucken darf und wenn ja, auf welchem Drucker. Ein essenzieller Punkt ist die Festlegung der Identitätsmerkmale. Durch das zunehmende Aufkommen von Identitätsanbietern ergeben sich neue Möglichkeiten, um ein Single-Sign-On (SSO) ordentlich zu involvieren, zum Vorteil für den Nutzer. Die Funktionsweise ist recht einfach, der Nutzer muss sich nur einmal beim Identitätsprovider registrieren und wird automatisch an jeder Anwendung registriert, die mit diesem Identitätsprovider zusammenarbeiten. Somit muss man sich nicht an jeder Anwendung einzeln registrieren.
Um perfekte Voraussetzungen zu schaffen, sollte man also die Anforderungen möglichst genau definieren. Hat man dies erledigt, muss man genaustens den Status quo analysieren. Ein weiterer wichtiger Blick sollte auf die Themen Sicherheit und Datenschutz gelegt werden, da sie besonders sensibel sind. Als Unternehmen sollte man sich für diese Punkte einen erfahrenen Partner an die Seite nehmen, der zudem die weiteren Planungen unterstützt.
Management und Deployment müssen stimmen
Da man bei einem Modern Workplace eventuell nicht mehr ins Unternehmen kommt, um dort zu arbeiten, muss ein Unternehmen auch Möglichkeiten schaffen, wie neue Geräte an den Mitarbeiter gelangen. Eine Lösung dafür kann der Direktversand an den Mitarbeiter nach Bestellung sein.
Zudem müssen Images bereitgestellt werden, damit der Mitarbeiter direkt loslegen kann. Nutzt man Windows, hat man die Möglichkeit, den Windows intune Autopilot zu nutzen. Hierbei werden alle Images in einer Cloud gespeichert und von ihr automatisch abgerufen und installiert. Darin enthalten sein sollten die benötigten Standard-Applikationen, Betriebssysteme und Prozesse. Diese Pakete werden von der Unternehmens-IT zusammengestellt.
Weiterhin muss die Sicherheit ganz oben auf der Agenda stehen. Nicht nur, dass alle Berechtigungen verteilt werden, auch muss die entsprechende Anwendung zur Verteilung so verständlich sein, dass die Unternehmens-IT sie vernünftig bedienen kann.
Fachleute zur Unterstützung
Es gibt IT-Unternehmen, die sich auf die Beratung zu Modern Workplace spezialisiert haben und dem Unternehmen auf allen Schritten zur Umstellung zur Seite stehen. Auch wenn ein Unternehmen eine IT-Abteilung mit Spezialisten hat, sollte man eine solche Unterstützung einholen, damit man erfolgreich in die Zukunft durchstarten kann.
