30.07.2021 | Aktuelles, Microsoft

Die E-Mail-Signatur – Das Beste kommt zum Schluss!

Name, Job-Titel und Kontaktdaten: Fertig ist die E-Mail-Signatur. Oder doch nicht?
Wer bisher gedacht hat, damit wäre das volle Potenzial für das Ende einer E-Mail ausgeschöpft, hat weit gefehlt. Denn tatsächlich gibt es noch zahlreiche Möglichkeiten, seine E-Mail ansprechend und vor allem lukrativ zu schließen.

Mehr als nur ein Name

Spätestens am Ende einer E-Mail wird aufgelöst, wer der Absender ist. Meist geschieht das mit einer Signatur, die aus Name, Vorname, Position im Unternehmen und den entsprechenden Kontaktdaten wie etwa der Telefonnummer besteht. Abschließend kommt auch noch ein Disclaimer hinzu, was häufig der Haftungsausschluss ist. Das ist aber noch lange nicht alles, was man aus seiner E-Mail-Signatur rausholen kann.

CodeTwo macht’s möglich

Das Unternehmen CodeTwo ist Experte in Sachen E-Mail-Signaturen für Office 365. Mit CodeTwo für Office 365 wurde eine Lösung entwickelt, mit der E-Mail-Signaturen und Disclaimer Cloud-basiert erstellt und verwaltet werden. Das heißt, dass alle Nutzer von Office 365 ihre Signatur online ansteuern können – jederzeit, von überall und unabhängig von Endgerät, Betriebssystem oder E-Mail Client.
Damit aber nicht genug: CodeTwo für Office 365 unterstützt auch Azure Active Directory, dem Cloud-basierten Identitäts- und Zugriffsverwaltungsdienst von Microsoft. Damit werden die Informationen – dazu gehören auch Benutzerbilder – die im Template einer Signatur hinterlegt sind, erst beim Senden der E-Mail eingefügt und sind somit immer aktuell.

Pimp my E-Mail Signature

Auch optisch kann man aus seiner E-Mail-Signatur deutlich mehr rausholen, als nur ein paar Kontaktinformationen und ein Bild. Logos, Banner oder Social Media-Buttons sind kein Hindernis und können ohne Probleme eingefügt werden. Ein Highlight: Die Grafiken werden eingebettet und müssen vom E-Mail-Empfänger nicht erst noch per Rechtsklick heruntergeladen werden.
Mit CodeTwo für Office 365 kann man außerdem festlegen, wer welche Signatur mit einer E-Mail empfangen soll. Vielleicht sollen interne E-Mails ganz anders schließen, als die, die an externe Organisationen geschickt werden? Oder die Mails einer Folgekommunikation sollen etwas abgespeckter enden? Anstoßen kann man das Ganze sogar mit eigens definierten Schlüsselwörtern, die eine entsprechende Signatur auslösen. Um dabei keine Fehler zu machen, ist eine Vorschau der fertigen E-Mail jederzeit verfügbar.

Das wiederum bringt uns zum How-To: CodeTwo nutzt den nach eigener Aussage “weltbesten HTML-Editor”, womit sich E-Mail-Signaturen ganz leicht erstellen und anpassen lassen. Dafür gibt es auch Vorlagen in verschiedenen Designs – für alle, die sich mit HTML nicht so gut auskennen.

E-Mail-Marketing inklusive

Die Kirsche auf dem Eisbecher namens E-Mail-Signatur wird von den Möglichkeiten des integrierten E-Mail-Marketings gebildet. Kampagnen-Links, die grafisch aufbereitet in die Signatur eingebettet werden, können mit Google Analytics ganz einfach getrackt werden. Und auch hier bietet sich wieder die Möglichkeit, die Signatur inklusive Kampagnen-Link je nach E-Mail-Empfänger zu individualisieren oder diese auch mit einem Scheduler entsprechend vorauszuplanen. Wer sich neben dem Tracking zum Beispiel auch noch direkt versichern will, wie zufrieden sein Kunde mit ihm ist, kann auch eine Ein-Klick-CSAT-Umfrage nutzen und sich direkt aus der Mail von seinem Empfänger bewerten lassen.

Sicherheit geht vor!

Doch alle Features nützen nichts, wenn die E-Mails nicht sicher sind. Daher erfüllt CodeTwo für Office 365 die höchsten Sicherheits-, Verfügbarkeits- und Compliance-Standards. Mit ihrem vierlagigen Sicherheitssystem bezeichnet der Anbieter für moderne E-Mail-Signaturen seine Lösung als die sicherste der Welt. Außer Frage steht natürlich die DSGVO-Konformität, aber zusätzlich ist CodeTwo auch ISO-zertifiziert.
Als Bestandteil von Azure werden auch alle Vorteile dessen Service Level Agreement (SLA) übernommen. Das bedeutet für die Nutzer sicheren Schutz, keine unbefugten Zugriffe auf Daten und Informationen sowie ständige Verbesserungen.

Von logiphys empfohlen

Bei logiphys wissen wir ziemlich genau, worauf es bei moderner und effizienter Arbeit ankommt. Und warum sollte man sich den Alltag schwerer machen als nötig? Das Leben ist schon kompliziert genug! Daher nutzt die zahlreichen Möglichkeiten von CodeTwo und schafft mit eurer E-Mail-Signatur mehr als nur einen Absender, der mehr überlesen als wahrgenommen wird. Bei Fragen oder anderen Herausforderungen: Meldet euch!

Über Andreas Zeisler

Über Andreas Zeisler

Als leidenschaftlicher ITler, Problemlöser und Podcaster für LiveBarTalk konnte Andreas Zeisler vor 18 Jahren seine Faszination für digitale Welten und ihre Entwicklung zum Beruf machen. Seitdem unterstützt er mittelständische Unternehmen auf dem Weg in eine erfolgreiche Zukunft.

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